Demandez à n’importe quel journaliste. Tous vous diront que 99% de la centaine de dossiers de presse qu’ils reçoivent finissent dans le broyeur à papier de leur corbeille sans même avoir été ouverts. Fainéantise, manque de temps, priorités du moment… Peu importe. La profession est ainsi faite que vous ne pourrez pas changer cette donne. Toutefois, le dossier de presse reste l’outil stratégique numéro un de vos plans de communication. À condition de faire partie des 1% d’élus. Comment ? Suivez le guide.
L’importance du dossier de presse
Comme expliqué en introduction, le temps des journalistes est une denrée rare. Toutefois, ce qui pourrait s’apparenter à une contrainte impossible à contourner est en réalité une Opportunité, avec un grand O, de prendre le contrôle d’une partie de votre communication. Admettons que le beau dossier de presse que vous avez pris soin d’envoyer par coursier ou par mail, accompagné d’un beau petit texte, ait le bonheur d’être lu par son destinataire. À condition d’avoir été soigneusement rédigé, sachez qu’il y’a de grandes chances que le journaliste concerné se contente, si vous l’avez convaincu de faire un papier à votre sujet, de copier-coller le contenu du fameux dossier. Quelle meilleure opportunité que de pouvoir obtenir, indirectement, une tribune libre dans les journaux de votre choix pour parler de vous ? Pour cette raison, vous vous devez de tenir la question du dossier de presse en haute estime… Et de vous y atteler avec soin et intelligence.
Les clés de l’envoi et de la forme
Ou comment faire partie des 1% d’élus. Contrairement à la grande majorité qui pensent d’abord à la rédaction du contenu textuel, vous devez faire de l’envoi, et son procédé, et de la forme, d’un point de vue visuel, vos priorités numéro 1. Ceci implique d’adapter votre texte à ces données, et non pas l’inverse.
Le but est simple : attirer l’œil, et donc l’attention de votre destinataire en vous démarquant de la masse informe de dossiers qui trainent sur son bureau.
Le premier moyen de vous faire remarquer est la manière dont vous allez envoyer votre dossier. La solution de facilité, et instinctive, est un envoi par mail. Manque de budget pour l’impression, rapidité d’exécution… Ok. Si vous ne pouvez contourner ces contraintes, pourquoi pas. Cependant, vous devez, avant de procéder, remplir deux tâches indispensables à la réussite de votre démarche :
- Obtenir l’adresse mail personnelle et directe de votre interlocuteur ;
- Avoir établi au préalable un premier contact avec la personne.
Le mieux étant de commencer par envoyer un mail court, simple et efficace – en utilisant de l’humour si le sujet de votre communication s’y prête – pour établir le dialogue.
Exemple :
Bonjour, ici Gérard Lamont, PDG des jeans Lamont. Étant moi-même lecteur de votre magazine XXX, je vous contacte, car nos deux productions partagent le même esprit. Pourquoi ne pas collaborer ensemble ? Vous trouverez mes coordonnées personnelles en bas de page. À très vite. Gérard.
Remarques :
- Évitez de passer par vos attachés de presse. Flattez l’égo du journaliste en lui donnant l’impression que c’est la personne la plus haute placée dans l’organigramme qui s’adresse à lui ;
- Notifiez votre connaissance du journal / magazine / site / blog / etc. auquel vous-vous adressez pour établir un premier lien de proximité ;
- Proposez une « collaboration », qui sous-entend que lui aussi aurait à gagner de parler de vous ;
- De fait, vous ouvrez le champ des possibles des manières dont vous pourriez travailler ensemble ;
- Ne paraissez pas « needy » en demandant explicitement une parution ;
- Laissez vos coordonnées directes et personnelles.
En cas de réponse, envoyez directement votre dossier de presse.
Sinon, passés 5 jours, faites la démarche de vous même en utilisant l’excuse du « je viens d’obtenir la mise à jour le dossier de presse des jeans Lamont ».
Dans le cas où votre budget vous le permet, procédez par un envoi par coursier, accompagné d’un petit mot rédigé à la main, histoire de sous-communiquer votre considération envers votre destinataire. N’hésitez pas à envoyer un échantillon ou autre « free gift » en rapport avec le sujet de votre démarche. Les journalistes adorent les petites attentions. Comme des grands enfants. Mieux encore : envoyez un free gift accompagné du mot manuscrit et d’une clé USB dans laquelle se trouvera votre dossier de presse . Original. Et rien de mieux pour vous démarquer.
En ce qui concerne la forme, ne lésinez pas sur les moyens en terme de mise en page et de graphisme. Soignez la présentation et le support sur lequel vous imprimez votre dossier. Pour cela, faites preuve de créativité. Mille et une manières existent. Aucune contrainte autre que celle d’être original et cohérent avec votre sujet. Le format « cahier » n’est pas une fatalité. Dans le cas des jeans Lamont, un jean avec le texte imprimé à même la toile, une clé USB accrochée au passant de ceinture, un dossier qui se déplie en forme de machine à coudre… De la créativité que diable !
De l’art du prêt à copier-coller
Nous voici arrivés à la question du texte. Ce que vous allez donner à lire aux journalistes. La première chose à faire est de penser « court et synthétique ». Encore une fois, quitte à me répéter, les journalistes n’ont pas le temps. Alors inutile de les abreuver avec des centaines de lignes de roman. Allez droit aux buts… En étant rusé.
Parce que la majorité de ceux qui voudront bien écrire à votre sujet préféreront se contenter de grossièrement copier-coller le contenu du dossier, en l’enjolivant à leur sauce et en apposant leurs initiales en bas de texte. De fait, profitez de la situation en plaçant mots / concepts / phrases / notions clés que vous voulez voir apparaître dans les articles à votre sujet. Mieux : n’hésitez pas à les mettre en évidence, par un code de couleur ou de police.
En ce qui concerne le style, ne vous embarrassez pas de chichis. Vous n’écrivez pas pour le Goncourt. Soyez clairs, nets et précis. Dans un français de bon niveau, bien entendu. N’hésitez pas à lire les pages des magazines qui constituent votre cible, et de vous inspirer un minimum de leur manière d’écrire.
Le plan d’attaque idéal
Ce n’est pas la recette magique, mais une structure simple qui devrait vous permettre d’être le plus efficace.
- Page 1 : le mot du PDG / Fondateur / Créateur / etc.
Le moyen d’établir un premier contact est de mettre un visage sur un projet. Faites court, mais bien. Ici, vous présentez la naissance de votre boite, son objectif, mais aussi le vôtre à travers votre entreprise, en quelques lignes. Terminez par une formule de politesse claire qui propose une collaboration. Exemple « Alors, envie d’embarquer avec nous dans l’aventure Lamont ? ».
- Page 2 : la présentation de l’entreprise
Ici, vous insérez ce qui peut s’apparenter, mais aussi s’utiliser, comme le communiqué de presse de votre entreprise.
Commencez par reprendre sa date de naissance et enchainez par présenter ce qu’elle produit et quelle est sa valeur ajoutée, son originalité et ses perspectives pour l’avenir ainsi qu’une formule de politesse pour finir sur une proposition de collaboration.
- Page 3 : la page de la revue de presse
Ici, vous mettez en valeur vos parutions presse et médias. Logos des chaines de télé, de magazine, sous le style « vu sur… ». Casez des citations élogieuses à votre égard. Ho et n’hésitez pas à faire preuve de créativité, encore une fois, quant à la mise en forme pour éviter l’écueil du listing ennuyeux et inintéressant.
- Page 4 : la page des chiffres…
Où vous signalez tous les chiffres élogieux à votre égard, dans une forme graphique, encore une fois, créative et plaisante. Nombre de produits vendus, évolution sur votre marché, perspectives pour l’avenir, etc.
- Page 5 : la page de contacts
Adresse, numéro, emails etc.
Et c’est tout. Cela suffit amplement. À condition d’avoir bien pris en compte ce que vous avez lu au préalable.
Le mot de la fin
Pour résumer, vous aurez compris que le nerf de la guerre dans la question du dossier de presse est avant tout la manière dont vous allez arriver à ne pas le faire atterrir directement dans la corbeille de votre destinataire. De fait, la manière de l’envoyer et de le présenter sera votre priorité numéro 1 et devra structurer votre rédaction.
Sous cet angle, le dossier de presse représente un travail important, mais gardez en tête l’opportunité communicationnelle forte qu’il présente, en étant une porte d’entrée vers une possibilité de contrôle de vos prises de paroles. Un jeu qui en vaut vraiment la chandelle.